Gestione Segnalazioni - Whistleblowing

Chi e cosa segnalare

Chi può segnalare

Chiunque può effettuare una segnalazione, in particolare:

  • le Persone del Gruppo FS Italiane: i dipendenti, a tempo indeterminato e determinato, e i componenti degli Organi di Amministrazione e Controllo;
  • i Terzi: le persone che, a diverso titolo, intrattengono o hanno intrattenuto ovvero intendono intrattenere o hanno inteso intrattenere rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con il Gruppo FS Italiane (es. (i) consulenti agenti, intermediari; (ii) fornitori, business partners, appaltatori e subappaltatori; (iii) soci, amministratori di società o enti terzi, rappresentanti, componenti di organi di controllo interno di società o enti terzi, collaboratori a vario titolo, dipendenti di organizzazioni che sono/sono stati o intendevano/intendono essere in rapporti d’affari con il Gruppo FS Italiane; (iv) ex dipendenti).

Ferservizi SpA auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l’identità del segnalante (la cui riservatezza è garantita in tutte le fasi del processo di ricezione e gestione della segnalazione). Le segnalazioni anonime sono prese in considerazione solo ove presentino informazioni precise, concordanti e adeguatamente circostanziate, prive di manifesta portata strumentale ed emulativa ovvero di contenuti diffamatori o calunniosi.

Cosa segnalare

Le segnalazioni hanno ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), già accaduti o che molto verosimilmente potrebbero accadere, riferibili a Persone del Gruppo FS Italiane o a Terzi che possano integrare illeciti, irregolarità o, comunque, condotte

  1. poste in essere in violazione:
    • del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs. n. 231/2001 e s.m.i. e delle procedure che ne costituiscono attuazione;
    • dell’Anti Bribery&Corruption management system;
    • del Codice Etico del Gruppo FS Italiane;
  2. in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, al Gruppo FS Italiane.

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il segnalante abbia conoscenza diretta, avendo lo stesso fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della comunicazione.

Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

Il segnalante deve fornire ogni elemento utile a consentire le verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati. A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

  • una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
  • se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
  • se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che avrebbe/ro posto in essere i fatti segnalati;
  • l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  • l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;
  • ogni altra informazione o documento che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati (es. presentazione di denunce/querele/esposti ad autorità esterne).

 

Sono escluse le comunicazioni, doglianze, rivendicazioni, istanze aventi ad oggetto tematiche differenti da quelle delle segnalazioni. Le segnalazioni non devono riguardare rimostranze di carattere personale.

 

Canali

Al fine di agevolare la ricezione delle segnalazioni, Ferservizi SpA mette a disposizione idonei canali di trasmissione e, in particolare:

 

Piattaforma Informatica

La piattaforma costituisce strumento preferenziale per l’invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante e assicurare adeguate misure di sicurezza delle informazioni.

Tramite la piattaforma è possibile:

  • inviare una segnalazione;
  • modificare o aggiornare una segnalazione inviata;
  • consultare lo stato di una segnalazione inviata;
  • ricevere riscontro sugli esiti delle verifiche, laddove il segnalante abbia fornito la sua identità.

 

La piattaforma consente di:

  • separare i dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione, prevedendo l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima;
  • mantenere riservato il contenuto della segnalazione durante l’intera fase di gestione della stessa, consentendo l’accesso ai soli soggetti autorizzati;
  • adottare protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l’utilizzo di strumenti di crittografia per il contenuto della segnalazione e dell’eventuale documentazione allegata;
  • interagire con il segnalante, garantendone l’anonimato.

 

   

Canali alternativi

In alternativa, le segnalazioni possono essere inviate:

  • per posta ordinaria all’indirizzo:
    • Ferservizi SpA, Segreteria Tecnica Comitato Etico presso la struttura organizzativa Audit di Ferservizi SpA - Via Tripolitania, 30 - 00199 Roma ovvero
    • Ferservizi SpA, Organismo di Vigilanza presso la struttura organizzativa Audit di Ferservizi SpA - Via Tripolitania, 30 - 00199 Roma;
  • per posta elettronica,agli indirizzi: 
  • verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal segnalante, in apposita audizione, al Comitato Etico/all’Organismo di Vigilanza di Ferservizi SpA, riportata a verbale e sottoscritta dal segnalante.

 

Tutele

Ferservizi SpA assicura la riservatezza dell’identità del segnalante, vieta ogni forma di ritorsione o discriminazione nei confronti di chiunque abbia effettuato una segnalazione e di terzi connessi al segnalante e adotta le misure volte a tutelare i diritti dei soggetti segnalati.

Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del segnalante, per i dipendenti di Ferservizi SpA viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del segnalante per un periodo di due anni dalla data della segnalazione.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla Legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza sull’identità del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti coinvolti secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

      

FAQ: Gestione delle segnalazioni Whistleblowing

Di seguito una guida sintetica con le istruzioni per effettuare una segnalazione e l’elenco dei canali di comunicazione.

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